广东省教育考试院合同管理暂行办法
广东省教育考试院合同管理暂行办法
第一章 总 则
第一条 为加强我院合同管理，维护合法权益， 加强廉政风险防控，提高工作效率，根据《中华人民共和国合同法》、财政部《关于印发〈行政事业单位内部控制规范（试行）〉的通知》（财会〔2012〕21号）等法律法规，结合我院的实际情况，制定本办法。
第二条 本办法所称合同,指广东省教育考试院与自然人、法人或其他组织之间为明确双方的权利义务关系所订立的各类书面合同、协议等 。
第三条 合同签订必须遵守国家有关的法律、法规和规章制度，坚持平等互利、协商一致、诚实守信的原则。
第四条 我院合同实行统一管理、分工负责的工作机制。
第二章 合同的分类与管理
第五条 为了方便有效管理合同，依据合同的性质和内容，本办法所指合同分为重大合同和一般合同两类。
（一）重大合同包括：
1. 总金额在人民币50万元以上的合同；
2. 涉及我院形象、名誉等无形资产的合同；
3. 涉外合同；
4. 我院认为应该按重大合同管理的合同。
（二）一般合同，是指重大合同以外的其它合同。
第六条 院办公室负责我院合同的统一管理，包括合同的形式审查、合同签订、合同登记等管理，定期对合同进行统计、分类和归档，并督促相关处室对合同履行情况进行全过程监控。
第七条 各业务处室是合同的承办履行部门，负责合同的起草、送审、报批及合同履行监管等工作。
处室的主要负责人为合同管理责任人，应加强对合同的前期指导、论证、内容的全面审查、送审、履行过程的监督检查等工作。
第八条 我院视需要聘请法律顾问，协助起草、修改、审查重大合同 ，参与重大合同、谈判，参与合同纠纷的调解、仲裁、诉讼等活动。
第三章 合同的起草
第九条 业务处室应根据《中华人民共和国合同法》及相关的法律法规，以及经院领导批准的采购方式或合作方案，对合同当事人的主体资格、经营范围、履约能力、资信情况、委托代理权限等进行调查并索要清晰有效的统一社会信用代码等资质证明材料复印件，对合作事项的可行性与合法性进行必要论证后，商合作方拟订合同，重大合同须经院办审核。合同的基本要素应齐全，条款应明确、具体。
合同的主要内容一般应包括以下条款：
（一）当事人的名称、住所，法定代表人姓名、职务，委托代理人姓名、职务，联系方式；
（二）标的（包括种类、数量、质量等要求）；
（三）价款及其支付（包括计算方法、支付进度、结算方式等）；
（四）履行期限、进度要求、地点和方式；
（五）验收标准及方法；
（六）违约责任（包括违约金或赔偿金的计算方法等）；
（七）解决争议的方法；
（八）其他根据合同实际情况应当具备的条款（包括但不限于名词和术语的解释、风险的承担、知识产权归属、收益的分成、保修、保密、合同的生效和解除条件等）；
（九）合同签订的时间地点。
第四章 合同的审查与签订
第十条 在签订合同前，承办部门对拟签订的合同依照相应的程序上报审查。
（一）重大合同由承办部门、院办公室及财务室共同审查（如有需要可请法律顾问先行审查）；
（二）一般合同由院办公室进行审查。
第十一条 合同审查部门要分工协作，各负其责，共同维护我院利益。
（一）承办部门，负责对合同的必要性、可行性、合理性和合规合法性等进行审查。合同内容涉及到其他部门的，须经相关部门会签。
（二）院办公室，负责对一般合同内容的合法性、合理性进行全面审查；对履行一般合同的风险进行评估，做出通过审查、建议修改或不予通过的明确结论。
院办财务室，负责对经济类合同内容是否符合国家有关财经政策和我院财务管理规定，有关经济条款是否合理，资金结算及付款方式是否合规等提出意见。
（三）法律顾问，对重大合同内容的合法性、合规性进行全面审查，对履行重大合同的风险进行评估，并出具法律意见书。
第十二条 承办部门报送合同进行审查时，应指定本部门承办人员具体负责，不得由其他单位人员代办；承办人员发生变更时，须做好资料移交工作。
第十三条 院办公室可以要求承办部门提供为合同审查所必需的一切材料。承办部门应按要求及时提供，不能提供的，应说明理由。
第十四条 院办公室等相关部门相关人员要及时将审查修改意见反馈给承办部门。承办部门应当根据审查意见对合同进行修改，并将修改后的合同及时报送院办公室。
第十五条 院办公室根据合同的分类及业务归口管理的原则，将审查后的合同报送院长及相关院领导，并视需要提交院长办公会审议。
第十六条 合同经批准后，按以下权限签署：
500万元以上的合同，由院长签订；
200万元至500万元（不含500万元）的合同，由院长授权分管院办的副院长签订；
50万元至200万元（不含200万元）的合同，由院长授权院办公室主任签订；
50万元以下（不含50万元）的合同由院长授权分管院办的院领导指定院办相关负责人签订。
第十七条 一般情况下，相关合同由我院签字盖章后，再交由对方签字盖章。
合同文本超过一张纸的，必须双方加盖骑缝章。
第十八条合同条款填写要完整不得留空，对于协商过程中未达成一致的合同模板条款，应当删除，或填写“无”或以“/”标示。严禁在空白合同上签字或盖章。合同的末页应当载有合同正文条款，并在正文结束之处标明“下无正文”字样。如合同末页无正文条款的，则应标明“此页无正文”字样，以示末页仅为签字盖章。
第十九条 合同正式签订后，承办部门送院办公室统一加盖“广东省教育考试院合同专用章”公章。
第五章 合同的履行、变更与续签
第二十条 合同签订后，即具有法律效力，承办部门必须对合同履行情况进行动态监督，加强对合同履行过程中各个环节的跟踪管理，保质、保量、按期完成合同约定事项。
第二十一条 在合同履行过程中，确需变更或解除合同的，应经双方协商后，签订变更或解除合同。变更或解除合同，必须说明变更或解除的理由、变更或解除的条款及事项、履行期限、与原合同的关系等。并按前述“合同的审查与签订”的流程报相关部门相关人员审查、审批、签署后签订。
第二十二条 合同履行过程中形成的补充合同、解除合同的协议、会议纪要、书面签证、往来信函、文书、电话记录、传真、合同履行记录及索赔报告等文件材料均为合同档案的组成部分。负责实施该合同的有关部门和人员应及时、妥善地处理、收集、整理、保存上述资料。
第二十三条 在合同履行过程中，如果对方没有按合同的约定履行，负责监督实施该合同的有关处室和人员必须立即以书面函件形式通知对方，同时将出现的问题、拟采取的措施逐级上报，并积极采取措施以防止负面情况出现或损失扩大。
第二十四条 经承办部门征求意见、组织验收并提供相关数据及资料后，院办财务室根据合同以及财务管理有关规定办理合同项目收付结算。
第二十五条 我院原则上不向合同对方支付定金或预付款。基建类、维修改造类、印刷类等合同，根据国家有关规定需支付预付款和进度款的，应在合同中列明相关条款。
第二十六条 合同履行完毕的标准，应以合同条款或法律法规规定为准。合同到期后，确需续签的，由承办部门在合同期满3个月前提出合同续签意见，按前述“合同的审查与签订”的流程报批。
第二十七条 合同完成后，承办部门应及时将履行、变更、解除合同的有关资料送交院办公室档案室，院办档案室应及时按档案管理要求整理归档，不得随意处置或遗失。
第六章 合同纠纷的处理
第二十八条 合同履行过程中出现争议时，由合同双方友好协商解决。协商不成的，可以通过仲裁或诉讼程序解决。
第二十九条 因合同履行出现法律纠纷，由所涉事项的合同管理责任人及时向院办公室、分管院领导和院长汇报，会同有关技术人员、法律顾问等组成法律纠纷处理小组，负责对合同纠纷进行研究和处理。
第三十条 合同纠纷涉及诉讼或仲裁的，我院法定代表人可以签署授权书委托我院相关工作人员或律师（法律顾问）参加诉讼和仲裁。
第三十一条 合同纠纷涉及到的合同承办部门应当根据院办公室、委托代理人或律师（法律顾问）的要求及时汇报并提供相关资料和信息，为我院处理法律纠纷提供必要的支持。
第七章 合同的保管与存档
第三十二条 所有合同我院需留三份原件，其一由合同承办部门指定专人进行日常管理；其二由院办公室档案室根据国家和我院档案管理的有关规定进行分类、整理、立卷、归档；其三提供财务结算存档。
第八章 责任追究
第三十三条 未经授权，任何部门和个人不得违反本办法规定的程序擅自以我院名义对外签订合同，业务处室不得以处室名义对外签定合同，严禁违规签订担保、投资和借贷合同。
相关人员要认真履职，做好对合同条款的拟定和审核。在签订、履行合同中失职、渎职或以权谋私，给我院造成经济或其他损失的，由当事人承担赔偿责任并消除不良影响，我院依法依规追究当事人的责任并做出处分；触犯法律的，移交司法机关处理。
第九章 附 则
第三十四条 院属企业应当参照本办法，结合实际情况，制定本单位合同管理制度。
第三十五条 本办法未尽事宜，根据《中华人民共和国合同法》相关条款执行。
第三十六条 本办法由院办公室负责解释。
第三十七条 本办法自印发之日起施行。
粤公网安备44010602003663号